振り返りのススメ

みなさん、こんにちは。

はるです。

タイトルにも書きましたが、みなさんは「振り返り」、していますか？

子どもの頃からずっと大事だからやりなさいと、言い続けられてきたのではないかと思います。

子どもの頃は振り返りというより、復習でしたっけ。

どちらかというと個人にフォーカスがされていたと思います。

今回、テーマとして触れるのは仕事でのチーム、組織対象の話です。

よくあるパターンですと、プロジェクトが無事？終わった後に実施するやつですね。それです。

でも実は、「あんま意味なくない？」みたいになっていたりしませんか？

この振り返り、一般的な状況を見るに、２つの大きな課題があると思います。

１、振り返り結果が利用されない

２、振り返りのタイミングが少なすぎる

です。

これらの課題の詳細を見ていきたいとおもいます。

１、振り返り結果が利用されない

まず１について。この課題は２にも繋がるところがあるのですが、多くのプロジェクトでは振り返りを実施するタイミングがプロジェクトの最後なんですね。

そうすると、似たようなプロジェクトに次もアサインされるとは限らないので、振り返りで出てきた内容を使う機会がないのです。そうして、振り返り結果が埋もれてしまいます。

それともう１つ。プロジェクトの最後に実施するような振り返りは内容が壮大です。もちろん大切な内容が出てくると思うのですが、いざ振り返り結果を実施しようにも何をやればいいの？という状態になってしまうことがよくあります。こうなってしまうと、これも結局振り返りが活かされることなく、忘れ去られてしまいます。

２、振り返りのタイミングが少なすぎる

続いて２の「振り返りのタイミングが少なすぎる」ですが、１の課題にも出てきたように、、多くのプロジェクトでは振り返りを最後に実施します。このせいで、振り返り結果を有効活用するタイミングがありません。これが、せっかくの振り返りの価値を下げてしまっている要因ですね。

振り返りはもっとライトに２週間とか、１週間に１回やるべきものだと思います。その分、１回の時間は短くし、振り返り結果も次の振り返りまでのタイミングに実施できるものにすることで、価値のある時間にすることができます。

そして、このように短いサイクルで振り返りを繰り返していると、プロジェクトの終盤では驚くほどの改善が起きています。ぜひ一度試してみていただきたいです。

振り返りに対する課題を分析してみました。

実際、どうすれば振り返りが有意義・効果的になるのかをまとめておきますと、

・振り返りはプロジェクト開始後、短いスパン（１週〜１ヶ月）で実施する。

・振り返りで出てくる改善策は次の振り返りまでに（もっというと明日から）実施できるレベルにする。

という感じです。

では、１回１回の振り返りはどのように実施すれば良いのでしょうか。

これは、様々なフレームワークがあるのですが、自分はよく「KPT」という形を利用しています。

Keep、Problem、Tryの頭文字を取った名前ですね。

やり方はしごくシンプルで、Keep（これは良かった。継続していきたい）とProblem（これは問題・課題があった。何とかしたい。）をメンバーが付箋で出していき、共有します。そして最後にProblemに対するTry（次の振り返りまでにこれをやってみよう）を考え、合意します。

これを短いサイクルで繰り返します。１週間毎に実施するのであれば、１回あたり最大４５分ぐらいが目安です。

振り返り前の空いている時間にメンバーに先にKeepとProblemを出しておいてもらうようにするとさらに効率的に時間を使うことができます。

１点、注意しないといけない点はProblem、Tryを考える際にメンバーの特定の誰かを対象にしないことです。あくまでチームとしてのProblem、Tryを考えるようにしましょう。チームのメンバーは仲間ですので、誰かを責めるようなことはやめましょうということですね。自分自身の反省として、Problemに挙げるのはOKです。

以上振り返りについて、課題と進め方をまとめてみました。

この考え方はアジャイル開発のフレームワークに含まれているものですが、システム開発でなくても応用でき、効果が期待できる手法です。

そもそもの改善だけではなく、チームで振り返りを実施し、対策を合意し、結果を共有するというサイクルを共有することで、チームとしても成熟していきます。最初にキックオフとして実施するのみのチームビルディングより、成果が出てくるのではないかと思います。

また、プロジェクトの推進以外にも会社・組織の課題解決を考える時にも有効です。Keepで良いところを再確認し、Problemで課題に思っているところを認識します。そしてTryですぐにできる第一手を実践してみます。シンプルながら課題の裏付けがあり、それに対して行動まですることができるので、その結果を元にまた振り返りができるという無限サイクルです。

いかがでしたでしょうか。

振り返りの頻度を増やすのは、時間的なところでハードルがあるかもしれませんが１回あたりは短時間で良いと思います。これを積み重ねた時の最初と最後のチーム状況の違いは目を見張るものがあります。

ぜひぜひ、プロジェクトや会社・組織の運営に取り入れてみてはいかがでしょうか。

ご一読ありがとうございます。

それでは。